Cassinterview : Magica, les conventions côté orga

Ma première convention c’était Soleil Levant en 2012, à Angers (photo dossier).
Depuis j’ai fait quelques conventions, j’y passais des moments relativement sympa. Relativement car il y a des choses négatives, que je préfère oublier, mais aussi car il y a eu de bons moments, de belles rencontres et quelques amitiés plutôt fiables qui se sont créées par des rencontres en convention.

Aujourd’hui je trouve moins d’intérêt aux conventions. J’en trouvais relativement peu il y a 6 ans et je pense que je me lasse.
Cette désaffection vient de plusieurs choses.
D’abord ma déception (voire mon aigreur) concernant l’élitisme du cosplay et de sa communauté prétendument « for everyone » (pour tout le monde). Certaines personnes vont s’éclater dans le cosplay en convention, c’est pas mon cas. Je ne fais pas parti de la communauté, je n’y ai pas d’amis, on ne va pas me proposer de faire un shoot de mes costumes et je ne participe pas aux concours. Faire une convention en cosplay ne m’apportait pas grand chose par rapport au fait de la faire en civil c’est un point de réglé.
Ensuite je pense qu’il ne vous aura pas échappé que depuis quelques temps je m’épanouis dans le lolita. J’y ai rencontré des femmes adorables et je me sens appartenir à une communauté avec laquelle je passe de bons moments. Le problème c’est que les petites conventions locales font peu de choses autour du lolita et de la mode japonaise en générale. Les conventions sont un moyen de retrouver les copines lolitas et la convention en elle-même est parfois accessoire.
Enfin je trouve qu’il n’y a pas assez d’innovation, même si je les affectionne j’ai l’impression que toutes les petites conventions locales se ressemblent un peu et je me retrouve souvent à passer le temps en jouant au Riichi. Sugoï, en décembre à Rennes, a un peu cassé cela en invitant des artistes japonais comme l’adorable Akira Ouse ou le groupe Burnout Syndrome mais toutes les conventions ne peuvent pas se permettre ce genre d’invitation (et Sugoï avait quelques défauts, peut-être l’événement était-il un peu trop ambitieux pour une première édition).

Tout ça pour dire que même si je m’en lasse j’ai fait pas mal de conventions et je me suis dit qu’il pourrait être intéressant de voir ces événements sous un autre angle. J’ai donc proposé à Magica de lui poser quelques questions sur les conventions côté orga. Vous devinerez qu’elle a accepté et malgré quelques soucis techniques nous avons pu faire l’interview que voici.

 

Cassinterview

K6 : Commençons par l’habituelle question de présentation, qui es-tu ?
Magica : Je m’appelle Céline alias Magica. Je suis la secrétaire de l’association Japan Spirit Event mais je suis également la responsable animation et cosplay.
Notre association a pour but de promouvoir la culture japonaise sous toutes ses formes et en particulier la culture pop, ce qui est la culture des mangas, des animés, des jeux vidéos, des jeux de société, du cosplay […]
J’anime des ateliers de l’association tous les weekends et je suis également la responsable du pôle cosplay.

K6 : Quand et comment as-tu découvert tout ce qui tourne autour des conventions et autres événements ?
Magica : J’ai découvert ça aux balbutiements d’internet, en 2003.
J’étais encore au lycée à ce moment là, j’avais un très très vieil ordinateur avec une très très vieille connexion, le 56k, et je cherchais de forums ou des chats avec des personnes ayant la même passion que moi.
Je suis tombée sur le chat de Japan Expo on pouvait parler avec toute l’équipe organisatrice, des gens qui aimaient le festival, des gens qui aimaient le japon. C’est à ce moment là où, pendant une campagne de recrutement, on m’a expliqué ce que c’était les conventions, comment ça marchait et avant mes dix-huit ans j’ai sauté sur l’occasion pour entrer dans l’équipe.
K6 : Donc tu as directement commencé niveau orga ?
Magica : Exactement, j’ai un parcours assez atypique qui fait que je n’ai pratiquement jamais été visiteuse de convention. J’ai surtout été organisatrice parce que dès le début j’ai commencé en tant qu’organisatrice.
K6 : Mais tu as déjà fait des conventions en tant que visiteuse ?
Magica : J’ai jamais vraiment été visiteuse dans le sens où je ne trouve pas intéressant de rester tout une journée dans une convention en dehors du cosplay.
Quand je viens dans une convention c’est pour participer au cosplay et ensuite je m’en vais. Je prends plus de plaisir à organiser qu’à vraiment visiter.
Donc effectivement j’ai rarement été visiteuse de festivals mais ça m’arrive de temps en temps pour certains qui m’intéressent vraiment, où la programmation est vraiment top. J’ai fait des exceptions mais depuis 2003 j’ai dû faire 3 festivals en tant que visiteuse, que vraie visiteuse, sans aucun but derrière.

K6 : Tu participes à l’organisation de conventions mais aussi d’autres types d’événements, peux-tu nous dire quels types d’événements tu organises ?
Magica : En tant que bénévole j’ai organisé des événements, des salons, des festivals, etc. Mais j’ai aussi été salariée, j’ai travaillé en tant qu’hôtesse d’accueil sur des salons, j’ai été également aux entrées de festivals, c’était plutôt pendant mes études pour payer mon loyer et ça n’avait rien à voir avec la culture japonaise. J’ai aussi organisé le Matsuri, en juin et des fois on organise pas forcement la convention mais on est sur stand et on fait des animations.

K6 : Pour les divers types d’événements combien de temps ça demande pour l’organisation ?
Magica : Tout dépend de la grosseur de l’événement, du nombre de visiteurs attendus et de la programmation.
Plus nous sommes nombreux dans l’organisation et moins de temps on va prendre.
Pour des grosses conventions comme par exemple le Nihon Breizh Festival on s’y prend un an à l’avance même si le gros du travail commence six mois avant.
Pour les plus petits festivals, comme le Matsuri, se sera plus trois mois mais trois mois intensifs.

K6 : Quelles sont les difficultés qu’on peut rencontrer niveau orga (et dont les visiteurs n’auraient pas forcement conscience) ?
Magica : Si les visiteurs n’ont pas conscience des difficultés c’est que l’organisateur a bien fait son travail.
La plus grosse difficulté des organisateurs, et je pense que tout le monde le dira, c’est les délais de réponse. Quand on attend une réponse à un mail urgent qui arrive une semaine après c’est compliqué. Il faut toujours faire avec les délais de réponse et des fois ils retardent le travail. Bien sûr on comprend très bien qu’il y a des personnes qui sont occupées, il ne faut pas oublier que ça reste un travail bénévole on est pas à temps plein dessus.
Ce qui pose aussi problème c’est la communication. Certaines personnes aiment garder la surprise avant de venir à un festival, au dernier moment on peut l’annoncer. Ça reste compliqué.
Ce qui est le plus dur dans l’organisation c’est réussir à trouver une équipe qui est là en amont mais aussi sur place. Des fois ça arrive que l’équipe ne soit pas bien soudée, sur place ça peut être compliquée.
Mais vraiment les difficultés que les visiteurs n’auront pas vu c’est plutôt les délais de réponse qui sont extrêmement longs et qui peuvent parfois mettre à mal l’association et les difficultés de communication. Quand on a plein d’invités en même temps, qu’on veut tous les annoncer en même temps mais qu’on ne peut pas car telle personne veut être annoncée avant, telle personne ne veut pas être annoncée tout de suite.
Au final l’important c’est que les visiteurs n’aient pas forcement conscience de nos difficultés et surtout s’amusent et repartent avec un bon souvenir.

K6 : Le plus gros de l’orga se fait avant mais durant l’événement est-ce qu’il y a encore des points d’organisation à gérer ?
Magica : Quand on organise un événement l’équipe organisatrice sera triplée, quadruplée ou plus. Pour le NBF on était à peu près trente personnes pour organiser le festival, sur place on était une bonne centaine. Forcement l’équipe organisatrice sera là pour chapeauter tout ce qui a été fait en amont mais sur place elle aura un renfort assez important de bénévoles qui seront là pour faire en sorte que cela se passe bien. D’un autre coté pour le Matsuri on était deux pendant les 3 mois de l’organisation mais sur place on était une petite vingtaine et c’était largement suffisant pour toutes les activités qu’on avait proposé.
Tout dépend du nombre d’activités, de ce qui a été fait. Pour une activité comme la maison hantée il y a beaucoup de recherches, de choses à faire en amont mais sur place la personne qui s’en occupe ne s’occupe que des bénévoles qui travaillent sur l’événement, s’assurer que tout va bien. Sur place on essaie de faire en sorte que tout aille bien, tout roule comme on avait prévu et très peu de choses sont vraiment mises en place le jour même puisqu’elles ont déjà été pensées, réfléchies, vérifiées en amont pour la sécurité des visiteurs et le bon déroulement du festival.

K6 : Niveau orga quels sont tes meilleurs souvenirs ?
Magica : J’ai toujours de bons souvenirs parce que quand on est bénévole c’est comme une grande famille. On est tous là dans le même bain, on est tous là pour faire en sorte que tout se passe bien.
La plupart du temps quand on est bénévole ensuite on devient ami avec les personnes avec qui on travaillait et je trouve que c’est une amitié forte. On a vécu quelque chose de fort, pendant plusieurs jours on était sous pression on avait la fatigue de l’événement, on avait la fatigue d’avoir couru partout et en même temps on se rapprochait les uns des autres.
Dans plusieurs conventions ce qui important c’est la photo de groupe. La photo finale ou la photo au début de l’événement pour montrer toute l’équipe, pour montrer les bénévoles, les responsables, tous ensemble sur une photo. Et je me rappellerais d’une photo où on était sur un parvis, on était sur des escaliers et il y a une personne qui était tout en haut des escaliers qui a trébuché et a fait tomber tout le monde devant. On a une photo où il y a une espèce de carambolage de gens, c’était vraiment très très amusant. Cette photo je l’ai gardée pendant des mois et à chaque fois que je la regardais j’éclatais de rire parce que je me rappelais de ce moment, personne n’a été blessé, on a eu des égratignures et des bleus, ça nous a rappelé de bons moments et on a beaucoup rigolé pendant cet événement.

K6 : Aurais-tu des conseils pour quelqu’un qui voudrait s’impliquer dans l’organisations d’événements, une convention ou des événements plus petits, qui en saurais pas trop par où commencer ?
Magica : Pour les personnes qui ont peur de s’engager j’ai tendance à expliquer que faire de l’organisation ça demande du temps, ça demande de l’implication, ça demande de l’exercice pratique mais si on ne se lance pas on ne sait pas si on va réussir. L’important c’est d’avoir confiance en soi et de s’engager. Quand on s’engage on est jamais seul, actuellement on est en train de travailler sur le Matsuri, il y a huit personnes dans l’organisation, sur les huit personnes il y en a trois qui ont déjà organisé des événements, qui ont déjà organisé des choses, les cinq autres n’ont jamais rien fait, n’ont même pas tenu un stand et bien ces personnes là on leur explique ce qu’elles doivent faire, on leur explique ce qu’on attend d’elles et ensuite elles se lancent et si jamais elles ne réussissent pas on est toujours derrière.
Il y a toujours une sorte de mentorat entre les anciens et les nouveaux. Il ne faut pas avoir peur de s’engager car il y aura toujours des gens qui seront derrière. Après on va pas tenir la main toute la journée mais sur les grosses difficultés on va accompagner la personne, on va l’aider.
Dans notre association on accompagne les débutants, on essaie de leur donner un maximum des clés pour qu’ils réussissent par eux-même. Pour les gens de mon équipe quand on organise une convention où il y a un défilé cosplay, dans mon équipe s’il y a des personnes qui ne connaissent pas comment on organise, comment ça se passe, etc, je vais les voir et je leur donne un petit document avec des photos et des explications sur ce que j’attends d’elles, ce qu’elles peuvent faire, ce qu’elles ne doivent pas faire ce qu’elles ont besoin de savoir et surtout l’important c’est qu’elles s’amusent.
Je considère que la règle numéro un pour être organisateur ce n’est pas d’être impliqué ou d’avoir beaucoup de temps, c’est de s’amuser. Il faut pas oublier que ça reste sur notre temps libre et si on ne s’amuse pas c’est pas quelque chose qui va être pérenne. Pour que ce soit pérenne il faut que la personne s’amuse. De mon expérience je m’amuse plus en étant organisatrice qu’en étant visiteuse et c’est pour ça que je continue. Je pense que toutes les personnes sont comme ça, si elles ne s’amusent pas elles vont arrêter très vite.
Pour les nouvelles personnes qui ne sauraient pas comment s’impliquer qu’elles s’inscrivent dans des associations. Les associations généralement accompagnent les nouveaux arrivants, leur explique ce qu’ils doivent faire, comment ils peuvent aider et ensuite, sur place, roulez jeunesse et généralement les responsables sont des personnes qui ont déjà de l’expérience de façon qu’ils puissent accompagner les novices.

K6 : Peux-tu nous faire un point sur les différents intervenants (autres qu’assos) qui peuvent intervenir dans les conventions ?
Magica : Tout dépend de la taille de l’événement et du lieu. Pour chaque lieu il y a des normes de sécurité à respecter. Les normes de sécurités qu’il y a dans le parc Oberthur où nous organisons le Matsuri ne seront pas les mêmes qu’à l’université Rennes 1 pour le Nihon Breizh Festival, ça ne sera pas non plus les mêmes pour les berges du canal Saint Martin ou pour d’autres activités. Ca dépend aussi en fonction de la loi. Il y a pas longtemps nous avions le plan vigipirate renforcé, le plan d’état d’urgence qui nous imposait des normes de sécurité beaucoup plus drastiques que celles dont on a l’habitude et donc il fallait vérifier plus de choses. Quand on organise un événement il faut d’abord voir en terme de sécurité ce dont on a besoin.
Ensuite il faut restaurer les visiteurs. Donc il faut penser à la restauration, est-ce que ce sont les organisateurs qui s’occupent de ça ? Est-ce que se sont des prestataires extérieurs ? Est-ce que ce sont des prestataires internes ?
Après aussi tout ce qui est location de matériel parce que parfois le matériel n’est pas disponible sur place donc il faut trouver tout ce qui formation des stands, chaises, tables, grilles de présentation, des planches en contre-plaqué… il faut voir avec ces prestataires là.
Il faut aussi voir ce qui est sono de la scène, est-ce qu’elle sera intégrée à la scène ? Est-ce qu’on aura une scène ? Est-ce qu’il faudra installer une scène ?
Toutes les choses qui vont permettre le bon déroulement du festival et simplement l’installation du festival puisque l’installation peut être bénévole mais il y a des choses qu’on ne peut pas installer bénévolement. Par exemple une scène on ne va pas demander à des bénévoles de le faire parce que ça nécessite des plans de sécurité assez importants avec des installations très importantes, il faut que ce soit fait par des professionnels pour éviter tout risque d’accident.
Après il y a tout ce qui est contrats de partenariat avec des sponsors pour aider au mieux à l’organisation de l’événement.
Et bien sûr tout ce qui va remplir l’événement, invités, ce qui est dans la programmation, les stands, les associations partenaires, tout ce qui va permettre que l’événement fonctionne, va faire venir des gens et surtout va leur faire plaisir.

K6 : Pour finir aurais-tu, en tant qu’organisatrice, un mot pour les visiteurs de convention ?
Magica : Même si ça vous demande un peu de temps n’hésitez pas à remplir les sondages de satisfaction que les organisateurs vous proposent. Vous pouvez ne pas être satisfaits, on ne va pas le prendre mal, bien au contraire si vos n’êtes pas satisfaits on va faire en sorte que l’année suivant ce soit mieux. Les sondages de satisfaction ne sont pas là pour nous flatter l’ego. Ils sont là pour nous permettre d’organiser un meilleur événement l’année suivante ou de voir où est-ce qu’il y a eu des problèmes dont on a pas forcement conscience en tant qu’organisateurs. N’hésitez pas à remplir ses questionnaires qui sont vraiment importants pour nous. Et si vous avez aimé un événement partagez car la communication fonctionne beaucoup par bouche à oreilles, si vous aimez un festival parlez-en autour de vous.
K6 : Et qu’aurais-tu as dire à d’autres orgas ?
Magica : Amusez-vous. Ca reste mon credo, si les gens ne s’amuse pas c’est qu’on a raté quelque chose. Moi je sais que je m’amuse en étant sans arrêt en train de courir dans tous les sens, c’est ça qui m’éclate.
« Il y a un problème à l’autre bout de la convention il faut que tu y sois dans deux secondes. »
C’est ça qui est intéressant. Etre sans arrêt à faire en sorte de faire au mieux pour que l’événement soit merveilleux, parfait, on essaie de faire en sorte que tout le monde s’amuse et si on a un gros taux de gens qui se sont amusés c’est que quelque part on a réussi notre pari.

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